Retos
El SIDE Design Hotel Hamburgo es un hotel elegante en el centro de Hamburgo, que apuesta por la simbiosis entre el diseño urbano y la hospitalidad. Forma parte del grupo Seaside Hotels y es miembro de los Design Hotels. Un estilo extraordinario y un servicio individual se suman a la magnífica ubicación del hotel. El «mejor restaurante de carne de la ciudad» que pertenece al hotel y la excelente zona de SPA completan su oferta.
Los retos para el hotel SIDE se encontraban sobre todo en el ámbito de la comunicación interna. Querían introducir una herramienta sencilla que les permitiese comunicar rápida y fácilmente a todos los empleados y departamentos. Además, era fundamental una asignación clara de las responsabilidades para todas las tareas pendientes. Querían evitar cualquier pérdida de información causada por los diferentes horarios de trabajo, con el objetivo principal de optimizar así el servicio al huésped.
¡Utilizo hotelkit diariamente! Es un auténtico placer intercambiar información con todo el equipo sobre distintos temas!
Implementación y fase de prueba
La fase de prueba de hotelkit en el SIDE Design Hotel duró desde principios de mayo hasta principios de junio del 2016, con un total de 50 empleados. El equipo comenzó con entusiasmo y ya antes del inicio oficial se habían registrado 800 actividades en hotelkit. Tras tan solo dos semanas se produjeron los primeros resultados en la gestión de reparaciones y en la comunicación, algo que satisfizo tanto a la dirección como al equipo. Por eso, se decidió incluir ya durante la misma fase de prueba a los 100 empleados en el uso de hotelkit.
Resultados
Hoy en día, en el SIDE hotel se usan muy bien todas las funciones de hotelkit. Se documentan cada mes más de 500 reparaciones, tras solo un semestre se pudo reducir la duración media de la ejecución de las actividades operativas a menos de 24 horas. Ahora todos los empleados pueden ayudar y recurrir al equipo técnico con mayor facilidad. La documentación de reparaciones basada en fotos, las cuales se adjuntan directamente a las incidencias a través de la app hotelkit, desde el principio les resultó muy útil.
El principal objetivo era la optimización de la comunicación en el hotel, algo que, por lo visto, ha funcionado. Al mismo tiempo, hemos conseguido simplificar procesos como, por ejemplo, la gestión de las reparaciones.
Además, en este ámbito también están aprovechando las estadísticas, que facilitan la evaluación y ayudan a tomar futuras decisiones de inversión.
E director general, Alex Obertop, es uno de los usuarios que utiliza hotelkit con más frecuencia: “Comunicación interna en tiempo real, fácil de utilizar y accesible para todos nuestros empleados, este era nuestro objetivo principal. Sin embargo, con hotelkit hemos conseguido mucho más, ya que esta herramienta se puede aplicar a la mayoría de nuestros procesos operativos. Además, con sus frecuentes actualizaciones, el equipo de hotelkit nos proporciona nuevas herramientas para organizarnos de forma cada vez más sencilla.”
Respecto a las tareas recurrentes, en el SIDE ya no queda nada atrás. Los empleados se encargan de unas 80 tareas al mes, como por ejemplo, comprobar que las luces de las habitaciones funcionen, imprimir resúmenes semanales, pedir flores o las diversas facturaciones de todos los departamentos y en cada caso el sistema les indica cuando deben realizar dicha tarea.
La comunicación diaria se refleja en más de 137 notas al mes, teniendo en cuenta que cada nota la comentan varios empleados más de una vez. Se comunican también a través de hotelkit los pedidos, los temas de contabilidad interna, la gestión de reclamaciones, entre otras muchas cosas. Para ello, el equipo crea cada mes 120 novedades, lo que se traduciría en unas 4 entradas diarias. Los destinatarios de las diversas novedades, varían en función del departamento, la competencia y las responsabilidades, reciben información personalizada y detallada que les sirve para su trabajo diario.
A comienzos del 2018 realizaron en el SIDE trabajos de renovación. hotelkit desempeñó un papel importante para este proyecto, dado que la comunicación con las empresas constructoras externas y con los proveedores se realizó directamente mediante dicha solución.
